Plantillas de recordatorio de citas para adiestradores caninos
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Una sesión que se cae a media tarde es una hora que ya no vendes. El recordatorio del día antes, con el día, la hora, el lugar y una forma fácil de avisar, evita la mayoría de esos huecos. Abajo van los textos, listos para copiar, por email y por WhatsApp.
El hueco vacío te sube el suelo de la hora. Esa cuenta está en cuánto cobrar por sesión.
Qué tiene que decir
Seis datos, y luego paras:
- El nombre del tutor. «Hola, Laura», no «Estimado cliente».
- El nombre del perro. Es quien tiene la cita. «Mañana nos vemos, Luna y tú» se lee en un segundo.
- El día en palabras. «Mañana, martes 14» se entiende. «14/10» obliga a pensar.
- La hora de inicio. Una sola. Si la sesión dura una hora, no hace falta la de fin en el recordatorio.
- El lugar. La calle, «en tu casa», el parque donde quedasteis o el enlace de la videollamada. Si vas a domicilio, el lugar es la parte que más se olvida: cómo ordenar esas visitas está en organizar el trabajo a domicilio.
- Cómo avisar si no puede. Una frase y, si la tienes, el enlace para mover la cita. Sin esa frase, quien no puede venir se calla.
El precio no va en el recordatorio si ya se dijo al reservar. El historial del perro, tampoco: eso vive en la ficha, no en un aviso de agenda.
Cuándo enviarlo
El día antes. Es el momento en que la familia todavía puede reorganizar la tarde y tú todavía puedes ofrecer el hueco a otra persona, si trabajas así.
Una semana antes se archiva. Diez minutos antes llega tarde: el tutor ya salió, o no, y tú ya estás en el coche. Si quieres un segundo aviso la misma mañana —«salgo hacia tu casa»—, lo escribes tú. Es un extra, no el recordatorio.
El tono cabe en una línea: «mañana nos vemos», no «le recordamos que el incumplimiento de la cita conlleva…». La norma de cancelación se dice antes, con calma, donde se reserva; cómo dejarla escrita en el propio enlace está en app de reservas para adiestradores caninos. Aquí solo se recuerda.
Email: tres textos para copiar
Sustituye lo que va entre corchetes. La firma es el nombre con el que te conocen, no un departamento.
La víspera, sesión de seguimiento
Asunto: Mañana nos vemos, [perro] y tú
Hola [nombre],
Mañana, [día], a las [hora], tenemos la sesión de [perro].
Lugar: [lugar].
Si no podéis venir, respóndeme a este correo hoy y buscamos otro hueco.
Hasta mañana,
[tu nombre]
La víspera de la primera visita
La primera suele durar más y el tutor todavía no sabe cómo es. Dilo.
Asunto: Mañana es la primera sesión de [perro]
Hola [nombre],
Mañana, [día], a las [hora], es la primera sesión de [perro].
Duración orientativa: [duración].
Lugar: [lugar].
No hace falta que preparéis nada especial. Si surge algo y no podéis, respóndeme hoy y movemos la cita.
Hasta mañana,
[tu nombre]
La víspera, sesión online
Asunto: Mañana, videollamada de [perro]
Hola [nombre],
Mañana, [día], a las [hora], es la sesión online de [perro].
Enlace: [enlace].
Conviene entrar un par de minutos antes, con el perro cerca y el teléfono o el ordenador con batería. Si no podéis, respóndeme hoy y buscamos otro hueco.
Hasta mañana,
[tu nombre]
Si la cita es de un bono, no hace falta repetir cuántas sesiones quedan en el recordatorio. Esa cuenta se mira en otro sitio, y cómo llevarla está en bonos de sesiones.
WhatsApp: tres textos para copiar
En WhatsApp se lee en el móvil, de pie, con el perro en la otra mano. Una burbuja corta. El mismo contenido que el email, sin el asunto.
Seguimiento
Hola [nombre]. Mañana, [día], a las [hora], nos vemos con [perro]. Lugar: [lugar]. Si no podéis, avísame hoy y buscamos otro hueco.
Primera visita
Hola [nombre]. Mañana, [día], a las [hora], es la primera sesión de [perro] ([duración]). Lugar: [lugar]. No preparéis nada especial. Si no podéis, avísame hoy y la movemos.
Online
Hola [nombre]. Mañana, [día], a las [hora], es la videollamada de [perro]. Enlace: [enlace]. Si no podéis, avísame hoy y buscamos otro hueco.
Cuando sales hacia la casa (este lo escribes tú esa mañana, si te encaja):
Hola [nombre]. Salgo ahora hacia vuestra casa. Llego sobre las [hora] para la sesión de [perro].
Pegas el texto, miras que el nombre y la hora sean los de esa cita, y pulsas enviar. El recordatorio de WhatsApp no se manda solo: lo envías tú.
Si no hay correo
El email del día antes solo llega si el tutor tiene un correo escrito en la ficha. Si solo te dejó el teléfono, el aviso es el WhatsApp: copias el texto, compruebas el día y la hora, y lo envías tú. No hay un segundo canal que lo mande en tu lugar.
Si tiene los dos, no hace falta repetir el mismo párrafo en los dos sitios el mismo minuto. El email lleva el enlace para mover la cita. El WhatsApp lleva la hora y el lugar, que es lo que se lee en la calle.
Cuando contestan que no pueden
Una respuesta corta, el mismo día, y una sola propuesta. Cinco huecos seguidos parecen un interrogatorio.
Gracias por avisar, [nombre]. ¿Te encaja [día] a las [hora], en el mismo lugar? Si ese día no, dime una tarde de la semana que viene y lo miro.
Si la cita era la única de esa zona, moverla de día suele ser más fácil que encajarla esa misma tarde al otro lado de la ciudad. El criterio de las zonas está en organizar el trabajo a domicilio.
El tono, en una frase
| Mejor | Peor, y por qué |
|---|---|
| «Mañana nos vemos, Luna y tú, a las 18:00 en la puerta del parque.» | «Se le recuerda la obligatoriedad de asistir a la sesión contratada.» Suena a multa y no dice la hora. |
| «Si no podéis, avísame hoy y buscamos otro hueco.» | «Las cancelaciones con menos de 24 h se penalizarán según contrato.» La norma ya debería estar donde reservó. |
| «Lugar: calle del Río, 12.» | «En el sitio de siempre.» A la tercera familia, el sitio de siempre ya no es el mismo. |
Una respuesta tuya, el mismo día, cuando te digan que no pueden, cierra el círculo. Aunque sea «mañana te propongo otro hueco».
Qué hace el módulo con esto
En Vouk el recordatorio por email sale el día antes de la sesión, si tienes ese aviso activado. Lleva el tipo de sesión, la fecha, la hora y el lugar (o el enlace de la videollamada) y el enlace para que el tutor mueva o cancele la cita dentro del plazo que tú fijaste. El asunto y el texto se pueden cambiar.
El de WhatsApp no sale solo. Vouk te deja el mensaje escrito con el nombre, la sesión, el día, la hora y el lugar: lo abres en un clic, puedes añadir la frase de «avísame si no podéis» y lo envías tú.
El módulo cuesta 39 €/mes, impuestos incluidos —los planes, aquí— y se puede probar 14 días gratis, sin tarjeta.
Los textos de arriba son ejemplos para adaptar. El plazo para mover la cita lo decides tú, y conviene que esté escrito donde se reserva. No son una norma del sector.